Klienci zainteresowani skorzystaniem z usług jednej z firm zajmujących się wynajmem samochodów są zobowiązani do podpisania umowy najmu z konkretną wypożyczalnią. Nie jest to jednak jedyny dokument, który wiążę obie strony. Zarówno w momencie odbioru, jak i zwrotu pojazdu sporządzany jest protokół zdawczo-odbiorczy. Czym jest i jakie pełni funkcje ten dokument?
Czym jest protokół zdawczo-odbiorczy?
Protokół zdawczo-odbiorczy to dokument sporządzany w celu stwierdzenia rzeczywistego stanu pojazdu w momencie odbioru samochodu przez wynajmującego, a także podczas zwrotu auta do wypożyczalni.
Jak tłumaczy nasz rozmówca, pracownik firmy Abacus Car Rental, która zajmuje się wypożyczaniem samochodów na terenie całej Polski: W dokumencie znajdują się wszystkie najważniejsze informacje na temat użyczanego auta, w tym marka i model samochodu, numer rejestracyjny, data i godzina wynajmu/zwrotu oraz stan paliwa w momencie wynajmu/zwrotu. Każda strona umowy dostaje swój własny egzemplarz. Wynajmujący oraz pracownik wypożyczalni odpowiadający za podstawienie/odbiór pojazdu zapoznają się ze stanem technicznym/wizualnym samochodu i w razie potrzeby uzupełniają informację o ewentualnych wadach konkretnego modelu. Pierwszy dokument uzupełniany jest w momencie odbioru samochodu przez wynajmującego, natomiast drugi podczas zwrotu pojazdu. Jeśli po zwrocie auta zawarte w obu protokołach informacje są ze sobą zgodne i nie ma w nich rozbieżności, to najem uznawany jest za zakończony.
Protokół zdawczo-odbiorczy umożliwia zanotowanie uwag o aktualnym stanie karoserii, wnętrza i dodatkowego wyposażenia auta. Warto sprawdzić również, czy dany model został zaopatrzony w koło zapasowe, gaśnicę, apteczkę, trójkąt ostrzegawczy i kamizelkę odblaskową. Wszystkie te elementy powinny znaleźć się w standardowym wyposażeniu każdego wynajmowanego pojazdu. Jeżeli samochód nie jest wyczyszczony, zatankowany lub posiada inne usterki, a jego stan nie zgadza się z zadeklarowanym w umowie, należy wszystkie te informacje umieścić w protokole.
W jakim celu uzupełniany jest protokół zdawczo-odbiorczy?
Dokument ten uzupełniany jest w celu zabezpieczenia interesów stron w przypadku wystąpienia istotnych nieporozumień co do stanu technicznego i wizualnego zwracanego pojazdu. Precyzyjne i rzetelne sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego w momencie odbioru samochodu jest w tym przypadku niezwykle istotne zarówno dla wynajmującego, jak i przedstawiciela wypożyczalni. Informacje zawarte w pierwszej części dokumentu muszą jak najdokładniej odzwierciedlać stan faktyczny pojazdu.
Protokół zdawczo-odbiorczy stanowi podstawę końcowych rozliczeń pomiędzy stronami umowy najmu. Z perspektywy klienta firmy zajmującej się krótkoterminowym wynajmem samochodów jest to o tyle istotne, że to on zostanie pociągnięty do odpowiedzialności, jeśli stan faktyczny auta w czasie zwrotu nie będzie odpowiadał temu, co zostało zadeklarowane w dokumencie podpisanym przy wynajmie. Na nic zdadzą się tłumaczenia, że za usterkę zauważoną przez pracownika wypożyczalni odpowiedzialny jest poprzedni wynajmujący. Nawet jeśli to prawda, to podpis złożony przez kierowcę na protokole zdawczo-odbiorczym w momencie odbioru pojazdu jest równoznaczny z tym, że przejmuje on pełną odpowiedzialność za wszystkie nieodnotowane w protokole szkody wyrządzone zarówno w czasie użytkowania przez niego pojazdu, jak i przed nim.
